5 truques para aumentar a produtividade (e 4 ferramentas para o conseguir)

Como aumentar produtividade no trabalho

Se te queixas de que precisavas de 48 horas para fazer tudo o que tens planeado, esse artigo é para ti. Para cinco minutos e fica com 5 truques de como aumentar a produtividade no trabalho e com 4 dicas de ferramentas para o conseguires…

A organização no trabalho é fundamental para conseguir executar tudo o que é preciso fazer. Mas nem sempre é fácil manter o andamento e conseguir manter um ritmo contínuo de tarefas concluídas. Se estás entre as pessoas que querem saber como aumentar a produtividade no trabalho, continua a ler.

A Adecco Portugal propõe 5 técnicas poderosas para aumentar a produtividade e 4 ferramentas que ajudam a passar à ação. Estas ferramentas digitais podem ajudar a organizar melhor o tempo, a listar tarefas e a ser mais produtivo.

Claro que colocar tudo em prática numa clássica agenda de papel, numa folha de Excel ou post-its também é válido. No fundo, o método de organização é individual e cada qual terá o seu.

Mas há regras universais para chegar ao fim do dia de trabalho com o sentimento de dever cumprido e com a certeza de que produziu o que estava planeado.

5 técnicas para aumentar a produtividade no trabalho

Começa já a aumentar a tua produtividade e a ganhar tempo para a vida pessoal com estas 5 técnicas muito simples…

Infográfico: Como aumentar produtividade no trabalho

1. Cria uma lista de tarefas diárias

Esta é uma forma muito simples de aumentar a produtividade e assegurar que tens todos os assuntos pendentes controlados.

No final de cada dia, faz uma lista de tarefas importantes para o dia seguinte. Concentra-te na realização de cada tarefa, uma a uma, e se não terminares nenhuma delas, adiciona-as à lista do dia seguinte.

Podes dividir as tarefas por secções, por exemplo: chamadas importantes, e-mails, reuniões, entregas de projetos e muito mais.

Tenta manter uma lista de afazeres durante um mês inteiro, e verás a mudança nos níveis de produtividade sem qualquer dúvida!

2. Faz menos para concluir mais

Se todos os dias tentares terminar 30 tarefas e nunca o conseguires fazer, talvez devas ser um pouco mais realista. Tenta escrever na tua lista diária apenas as tarefas que serás capaz de realizar num dia de trabalho.

Repara que tentar fazer demasiado pode significar que nunca se atinjam os objetivos. Mas se desenvolveres o hábito de ser mais honesto com os teus objetivos a cada dia, conseguirás muito mais!

3. Acaba com o multitasking

O multitasking é a prática da multitarefa, ou alternância constante entre tarefas e é bastante comum em ambientes profissionais. Mas a desvantagem é que reduz a produtividade em até 40% e pode prejudicar a tua concentração a longo prazo.

Assim, em vez de multitarefas, concentra-te numa tarefa de cada vez. Se novas tarefas chegarem até ti durante o dia, deverás designar uma hora específica no teu dia para as atender, e não interromper as tuas tarefas atuais de vez em quando.

4. Aprende a definir prioridades

Para não te “atropelares” com as urgências do quotidiano, parte sempre do princípio que o teu tempo é distribuído entre tarefas importantes, urgentes e prioritárias. Contudo, esta confusão pode transformar todas as tuas atividades importantes em urgentes, o que é um passo para a desorganização e o aumento da ansiedade.

Assim, a dica para que tudo não se transforme em urgente é priorizar aquilo que é importante, mas procurando reduzir a incidência de eventos no dia a dia.

Portanto, aborda a tarefa ou o projeto de forma racional e vê, por exemplo, o prazo de execução ou entrega. Mas avalia, em função da experiência, quanto tempo te irá ocupar e se vai interferir com a listagem do dia. E se for necessário, passa os assuntos pendentes para o dia seguinte.

5. Afasta distrações

Hoje em dia, é difícil ignorar o telemóvel ou as redes sociais durante todo o dia, especialmente se estiveres em teletrabalho. Mas, para atingir novos níveis de produtividade, é importante pôr fim às distrações.

Deste modo, coloca o telemóvel em silêncio, desliga as notificações não urgentes e deixa o telefone fora da vista, numa bolsa ou na gaveta da secretária.

Contudo, outra forma eficaz de evitar distrações com o telemóvel, é usá-lo apenas durante certos períodos do dia de trabalho, como por exemplo o almoço. Claro que não é alternativa abrir as redes sociais no computador, pois o grau de dispersão que provoca é igual.

Aproveita para ler também Como aumentar o foco no trabalho

4 ferramentas para aumentar a produtividade

Mas nesta batalha para aumentar a produtividade, a Adecco Portugal ainda apresenta as seguintes quatro ferramentas que podem ser de grande utilidade na organização do trabalho…

Google Keep

É muito conhecido como um repositório útil para guardar informações rápidas como, por exemplo, ideias, listas, recados, números de telefone e endereços. Assim, esteja onde estiver, é um excelente substituto digital do clássico post-it para anotar tópicos ou tarefas da lista diária de atividades.

Além disso, dispõe da função de partilha e basta ter um Gmail para permitir a sincronização automática em todos os dispositivos.

Trello

Esta ferramenta digital funciona muito bem para organizar projetos em lista, pois trabalha com o conceito de boards, lists e cards. Estes itens podem ser configurados de acordo com o tipo de projeto.

Assim, podes usar o Trello, por exemplo, para definir as tuas metas e configurar com detalhe o caminho que precisas de fazer para as alcançar. Portanto, é ótimo para prever todo o tempo que irás dispensar em cada projeto.

Além disso, a sincronização da informação é automática em todos os dispositivos.

Nirvana

O Nirvana foi criado para quem quer implementar a metodologia GTD™ (Getting Things Done) que foi criada por David Allen. O GTD é um método de organização que parte do princípio que é necessário tirar da mente as informações (por exemplo, ideias, lembretes e tarefas) e registá-las em algum lugar seguro.

Assim, a tua mente fica livre do trabalho de se lembrar de tudo que é preciso fazer, conseguindo concentrar-se na execução de uma tarefa de cada vez.

Portanto, esta ferramenta considera os 5 estágios da produtividade do método GTD que são os seguintes:

  • Recolher
  • Processar
  • Organizar
  • Executar
  • Rever.

Asana

Apesar de o Asana ser indicado para as tarefas pessoais, é também uma boa ferramenta para quem está num cargo de liderança organizar o que cada membro da equipa tem de fazer.

Assim, tem funções interessantes como, por exemplo, o armazenamento de arquivos dentro das tarefas

Deste modo, a ferramenta permite a divisão por área de trabalho; projetos, tarefas e conversas ilimitadas; até 15 pessoas grátis; agendamento de tarefas recorrentes; upload de Arquivos (Dropbox e Drive); sincronização automática entre dispositivos.

Mas repara que estas ferramentas são apenas sugestões, pois existem muitas mais que te podem ajudar. O importante é mesmo que as uses para tornares o teu tempo de trabalho o mais produtivo possível.

Press Release Adecco Portugal

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